VRIJWILLIGERS

In dit hoofdstuk treft u informatie aan over:

• De opbouw van een vrijwilligersorganisatie.
• Een model vrijwilligerscontract.
• ARBO aangelegenheden en vrijwilligers.                    

De opbouw van een Vrijwilligersorganisatie

Inleiding
Het aantal vrijwilligers in de zorgsector, in het clubwerk, het onderwijs en in musea wordt geschat op ruim 4 miljoen, het aantal vrijwilligers in de musea op vele tienduizenden. De meeste vrijwilligers zijn 'in dienst' van de musea zelf, maar een groot aantal vrijwilligers is aan een vriendenorganisatie verbonden.

Een vriendenorganisatie die met vrijwilligers wil gaan werken, kan het beste beginnen met contact op te nemen met: CIVIQ Informatiecentrum. CIVIQ is in 2003 ontstaan uit een fusie tussen stichting VrijwilligersManagement (sVM) en de werkorganisatie van Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk (NOV). CIVIQ vormt een toegangspoort tot specialistische kennis en advies op het gebied van vrijwilligerswerk en is op de hoogte van de laatste ontwikkelingen.

Het informatiecentrum is bereikbaar via:
tel. 030-7509005, e-mail algemeen@civiq.nl of via de internetsite www.civiq.nl.
Een andere interessante website is www.vrijwilligersplein.nl

Hieronder volgen enkele algemene tips en adviezen vanuit ervaringen die bij vriendenorganisaties zijn opgedaan, alsmede een model vrijwilligersovereenkomst.

De rechtspositie van vrijwilligers
Enerzijds moet gesteld worden dat de vrijwilligheid van de vrijwilligers niet absoluut is; ook de vrijwilliger moet zich houden aan de afspraken die gemaakt zijn. Anderzijds moet de rechtspositie van vrijwilligers goed geregeld zijn:

• er moet een goede W.A.- en ongevallenverzekering zijn;
• er moeten duidelijke afspraken over de taken en bevoegdheden van de vrijwilligers vastgelegd worden (zie ook de modelovereenkomst);
• afspraken over onkostenvergoeding moeten in overleg tussen de partijen vastgelegd worden.

Aandacht voor en investeren in vrijwilligers
Vrijwilligers doen veel en belangrijk werk in musea. Het kan soms interessant zijn om dit daadwerkelijk te kwantificeren door de vrijwilligersuren eens te kapitaliseren en af te zetten tegen bijvoorbeeld de begroting van het museum. Vaak blijkt dat vrijwilligers, bijna letterlijk, goud waard zijn! Aandacht voor – en investeren in – vrijwilligers is daarom van groot belang.

Het lijkt daarom nogal voor de hand te liggen dat een museum over vrijwilligers beschikt. Vrijwilligers lijken niet of nauwelijks geld te kosten. Het in stand houden van een goede en gemotiveerde vrijwilligers organisatie vergt echter wel degelijk investeringen, aangezien de waardering niet in geld wordt uitgedrukt is aandacht voor andere vormen van waardering des te meer van belang.

Enkele tips en punten van aandacht:
Een goed ‘intake gesprek’. Een goede en wederzijdse kennismaking zal later zeker zijn vruchten afwerpen. Het is van belang dat beide partijen in de eerste fase direct goed inzicht krijgen in de wederzijdse behoeften, wensen en werkwijze. Hiermee kan een valse start voorkomen worden en is de kans veel groter dat de betreffende vrijwilliger ook echt tot zijn/haar recht komt.

Een goede introductieperiode voor nieuwe vrijwilligers. Neem de tijd om nieuwe vrijwilligers wegwijs te maken in het museum. Wat is de werkwijze in het museum en waar moet op gelet worden? Wat is de sfeer en de cultuur in het museum? Als daar aandacht voor is, wordt niet alleen de kans verminderd op eventuele irritaties en onduidelijkheden maar krijgt de nieuwe vrijwilliger ook sneller een beeld van zijn/haar plaats in het geheel en hoe dit past in het totale plaatje.

Introduceer nieuwe vrijwilligers bij de reeds bestaande collega’s. Dit is met name van belang in de wat grotere organisaties en zeker wanneer de bezetting regelmatig varieert. Een welkomstwoord met foto en introductie in de periodiek is vaak een leuke manier en ook een rondje langs eventuele afdelingen en kantoren hoort er natuurlijk bij.

Geef vrijwilligerswerk en de vrijwilligers zelf, voldoende aandacht in de interne en wellicht ook externe communicatie. Vrijwilligerswerk is een wezenlijk onderdeel van de organisatie en verdient het om benoemd te worden. Een aanpak die bij veel vrienden- cq museumorganisaties succes oogst is dat in de periodiek van de vriendenorganisatie en/of die van het museum een rubriek opgenomen wordt waarin de stand van zaken van vrijwilligersprojecten wordt weergegeven. Hoe gaat het met de rondleiders, waarmee is de vrijwilligerswerkgroep in het archief bezig en wat waren de belevenissen en ervaringen van het pr-team tijdens het laatste evenement? Ook wordt persoonlijke aandacht vaak zeer gewaardeerd, bijvoorbeeld in de vorm van een rubriek waarin een vrijwilliger toelicht wat hij/zij doet en wat hiervoor de motivatie is.

Organiseer personeelsuitjes of andere gemeenschappelijke activiteiten (net als voor eventueel betaald personeel). Dit is goed voor de teambuilding, bevestigt dat vrijwilligers er echt bijhoren en wordt vaak ervaren als een waardering voor de inzet.

Zorg voor iemand die verantwoordelijk is voor alles dat met vrijwilligerswerk te maken heeft. Al naar gelang de situatie kan dit iemand in het vriendenbestuur zijn, een betaalde kracht uit het museum of iemand uit de vrijwilligersgroep ‘op de werkvloer zelf’. Dit is de enige manier om te zorgen dat er structureel voldoende aandacht geschonken wordt aan alle aspecten die nodig zijn voor een gezond vrijwilligersklimaat. Deze verantwoordelijke,  of een hiervoor apart benoemde coördinator, kan ook aangewezen worden als aanspreekpunt cq vertrouwenspersoon waarbij vrijwilligers terechtkunnen als er naar hun gevoel iets niet goed is.

Zet vrijwilligers op de ‘mailingslijst’. Zeker waar het gaat om vrijwilligers die niet zo frequent actief zijn, is het van belang om de relatie ook ‘op afstand’ goed te onderhouden zodat vrijwilligers ‘feeling’ houden met de ontwikkelingen rond het museum. Wanneer de  standaard museum- of vriendenperiodiek een te laag ‘onder ons’ gehalte heeft, verdient het aanbeveling om daarnaast een aparte medewerkers- of vrijwilligersperiodiek te maken waarin meer informatie wordt gezet over het beleid en de interne ontwikkelingen.

Daar waar in het museum ook betaalde medewerkers actief zijn, is het van groot belang om de vrijwilligers net zo te behandelen als het betaald personeel. Dit betreft het gehele scala, van personeelsuitjes en informatievoorziening tot eventuele kerstpakketten etc.

Houd ook met vrijwilligers functioneringsgesprekken (een stapje minder ver dus dan beoordelingsgesprekken….). Hierbij kan wederzijds aangegeven worden wat goed loopt en waar eventuele verbeteringen mogelijk zijn. Hierdoor kan het vrijwilligerswerk geoptimaliseerd worden, maar kan men eventueel ook in goed onderling overleg besluiten dat een vrijwilliger wellicht in een andere organisatie beter tot zijn/haar recht  komt voordat onderlinge irritaties leiden tot frustraties.

Investeer in deskundigheidsbevordering waar nodig. Anders dan bij betaald personeel, worden bij vrijwilligers soms andere maatstaven gehanteerd bij het beoordelen van ‘de kwaliteit van het werk’. Een museum heeft soms het gevoel dat het allang blij mag zijn met de hulp die er is. Toch is het, voor zowel het museum als voor de vrijwilliger, van belang dat de kwaliteit en manier van werken besproken wordt en dat er in overleg in geïnvesteerd wordt.

Zorg voor gezelligheid. Zeker vrijwilligers die niet elke dag actief zijn, missen vaak de eventuele spontane gezellige momenten in een museum. Organiseer daarom bewust af en toe een borrel aan het eind van de dag of spreek een vast moment op de dag af dat er gezamenlijk koffie wordt gedronken.

Bovenstaande, en nog veel andere aandachtspunten geven aan dat vrijwilligerswerk iets is waarmee bewust moet worden omgegaan. Investeren in vrijwilligers is niet alleen noodzakelijk, maar ook rendabel!

Onkostenvergoeding vrijwilligers
Vrijwilligers mogen een bepaald bedrag (in 2003 was dit 700 Euro per jaar) als vergoeding ontvangen zonder dat ze voor de belastingdienst of eventuele uitkeringsinstantie hoeven aan te tonen dat ze ook werkelijk zoveel kosten hebben gemaakt, hierover is dan geen premie of belasting verschuldigd. Indien een vrijwilliger een onkostenvergoeding boven dat bedrag ontvangt, moet deze kunnen aantonen dat die onkosten ook in werkelijkheid meer dan dit bedrag waren om geen aanslag van de belasting te ontvangen. Meer informatie hierover vindt u via de CIVIQ of via uw belastingdienst.

Werkzaamheden voor vrijwilligers
De werkzaamheden die door vrijwilligers rond musea worden uitgevoerd zijn zeer divers en hangen sterk af van het type organisatie.

Daar waar het museum beschikt over een ruim bestand aan betaalde en professionele medewerkers, zal de bijdrage van vrijwilligers grotendeels ondersteunend zijn. In veel kleinere musea echter wordt vrijwel het gehele museumbedrijf gedragen door vrijwilligers.Veel voorkomend zijn werkzaamheden op gebieden als: balie, winkel, rondleidingen en gastheerschap, archief en depot, administratie, technisch onderhoud, etc. Zeker vanuit vriendenperspectief kan er bovendien gedacht worden aan minder reguliere werkzaamheden en activiteiten. Zo kan in overleg met het museum blijken dat aanvullende activiteiten met vrijwilligers zeer welkom zijn, zoals:

U kunt een modelcontract voor vrijwilligers hier downloaden.

ARBO aangelegenheden en Vrijwilligers
Over de consequenties van de ARBO wet voor vrijwilligers is veel informatie te vinden op de website van het CIVIQ.

Ook heeft het CIVIQ hierover een aantal publicaties laten verschijnen, die hieronder kunnen worden gedownload.

Inhoud ARBO artikelen van Civiq:

ARBO check

ARBO Vrijwilligerskrant

Brochure goede arbeidsomstandigheden