VERHOUDING MUSEA EN VRIENDENORGANISATIES

Een goede relatie
Belangrijk - zowel voor het museum als voor de vriendenorganisatie - is een goede en goed georganiseerde relatie. Op een van de vriendendagen vatte Dr. A. Wagemakers, adjunct-direkteur van het Nederlands Openlucht Museum, die relatie als volgt samen: "Vroeger hadden de museumdirecties vaak een houding van "Met je vrienden moet je leren leven, maar het blijft tobben". Dat beeld is zich nu grondig aan het wijzigen. Dat moet ook in een tijd waarin we een groei naar verzelfstandiging van musea zien. Die nieuwe situatie vraagt om een zakelijke relatie tussen beide partijen. Vrienden zijn dan niet meer consumenten, maar museum en vriendenorganisatie moeten elkaar gaan zien als partners. Voor een goed partnerschap moeten de volgende afspraken gemaakt worden:

• ieders belangen moeten erkend worden;
• het gezamenlijk belang moet duidelijk gedefinieerd worden;
• de positie van beide partijen moet worden verzekerd en verbeterd;
• het partnership moet een bindend karakter hebben: er moet een bepaalde looptijd worden vastgelegd.

Wil een partnerschap een succes worden dan

• moeten beide partners van hoog tot laag er bij betrokken worden; dat betekent bijvoorbeeld, dat alle museummedewerkers weten wat de inbreng van de vrienden is, en het betekent ook een goede bejegening van alle medewerkers van het museum en van alle vrienden;
• moeten er heel concrete doelstellingen geformuleerd worden zodat niets gevraagd wordt dat niet is afgesproken, met name als museum en vrienden een gezamenlijke actie ondernemen;
• moeten de bevoegdheden en verantwoordelijkheden bij de uitvoering goed geregeld worden.

Gedragscode voor de relatie museum-vriendenorganisatie
Om een heldere relatie tussen museum en vriendenorganisatie op te bouwen verdient het aanbeveling een soort gedragscode voor deze relatie te ontwikkelen. De basis van de gedragscode is het in de "Gedragslijn voor Museale Beroepsethiek" neergelegde uitgangspunt [zie International Council of Museums (ICOM)]. Bij het opstellen van de gedragscode zou o.a. aan de volgende punten aandacht moeten worden besteed:

• het museum geeft aan op welke wijze het wenst te worden ondersteund; dat kan alleen als het museum een duidelijk beeld geeft van zijn doelstellingen,
• in het jaarverslag en in het eventuele meerjaren (beleids)plan van het museum dient een paragraaf over de vriendenorganisatie te worden opgenomen; deze paragraaf dient in samenwerking met de vriendenorganisatie te worden opgesteld,
• de doelstellingen van de vriendenorganisatie dienen duidelijk en concreet te worden geformuleerd,
• de vriendenorganisatie stelt op basis van de genoemde paragraaf een eigen meerjarenplan op,
• in dat plan komen aan de orde:
    a) de bijdrage in financiële zin;
    b) de bijdrage in stoffelijke zin (daarbij kan gedacht worden aan het verwerven
         van objecten die het museum graag voor zijn collectie zou willen hebben);
    c) de bijdrage in de vorm van vrijwilligerswerk e.d.;
    d) de bijdrage in morele en politieke ondersteuning;
• in het plan worden bovendien de andere (vaak praktische) afspraken tussen museum en vriendenorganisatie vastgelegd;
• er is regelmatig overleg tussen museum en vriendenorganisatie; in dat overleg vindt voortgangscontrole plaats over de gemaakte afspraken;
• de museumdirecteur of een door hem/haar aan te wijzen vervanger woont als waarnemer of als adviseur de bestuursvergaderingen van de vriendenorganisatie bij;
• geschillenregeling.